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產業動態 身為秘書,您”能”溝通還是”會”溝通?
中華人事主管協會 本新聞稿發佈於2009/04/01,由發布之企業承擔內容之立場與責任,與本站無關

作爲一名秘書,想要當好主管的助手,除了需具備基本的專業知識和技能之外,更重要的是要做好溝通工作,不但能溝通,還要會溝通,也就是說要掌握溝通的諸多技巧並靈活運用,這樣才是一個合格的秘書。秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類,一是主管,二是同事,三是群衆,其中的技巧分析如下:

 
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一、與主管的溝通技巧
對於秘書來說,要想當好參謀,就要學會走向主管。但是不同的主管有著不同的性格,在與他們的溝通當中,當然也要因人而異,特別要把握好以下幾點:

1、在與主管溝通時要認清自己的位置
無論何時何地,秘書人員要切記自己是主管的助手,屬於份內的事情要認真做好,除此以外不能擅做主張。

2、與主管溝通時要學會未雨綢繆
爲了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟,對主管的工作日程也要有個清晰的瞭解,還要對主管的心情做個大致的揣摩,這樣既能節省時間,也能使溝通更爲有效。

3、針對不同性格的主管,採取不同的溝通方法
秘書平時在與主管的接觸中,要學會觀察,學會總結。針對不同性格的主管,找出適合與之溝通的方法。雖然我們接觸的主管性格各異,但是只要秘書人員在工作中兢兢業業、多思考、勤學習,加上巧妙使用溝通的技巧,那麽我們就能從容面對。

二、與同事的溝通技巧
在一個單位裏面,秘書除了要面對主管,更多的時候是要面對各位同事。爲了使各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

1、尊重他人,隨和待人
對每一位同事都平等相待,千萬不要因爲對某個人有意見或看不慣,就不屑於與其說話,這樣很不利於團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍,使工作順利開展。

2、講究誠信,寬容待人
秘書人員在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由於某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。

3、做老實人、說老實話、辦老實事
作爲秘書必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情,不要高高在上,更不要到處炫耀自己的成績,要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

4、關心他人,有良好的協作精神
要想和同事很好的溝通,就要善於在“情”字上下功夫,無論是在工作中,還是在生活上,要學會和同事溝通感情,要學會主動承擔責任,不斤斤計較。這樣,會讓同事認爲你是一個很好的合作夥伴,從而願意與你共事,工作的效率也會提高很多。

三、與群衆的溝通技巧
辦公室是一個職能部門,經常要接觸來訪或辦事的群衆,秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則:

1、注重禮儀,微笑服務,態度積極
由於辦公室代表著一個單位的形象,所以秘書人員一定要注意自己的自身形象,包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份,秘書人員都要笑臉相迎,給來者留下美好的第一印象。

2、耐心地傾聽,積極地協調
辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者,這時秘書要做一個忠實的聽衆,允許他們把心裏話發洩出來,從中找出問題的癥結所在。可以辦理的,要與有關部門積極地協商,及時給予解決。

總之,秘書的工作繁雜,要想當好秘書這個角色,就要學會處理方方面面的關係,中華人事主管協會【專業祕書暨行政管理師認證班】將於4/12台北班即將開課,特邀具有多年實務及授課經驗的名師群,從專業面、效率面及溝通面,讓學員一次獲得多位大師的祕笈精華,提升祕書的關鍵職能,成功打造企業與個人公關,成為上司的得力助手!

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- 新聞稿有效日期,至2009/05/01為止


聯絡人 :謝武雄
聯絡電話:02-27635678
電子郵件:alvin521@cpea.org.tw

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