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產業動態 專案管理實踐的方法 –『工法合體,神乎其績』
福爾摩沙專案管理協會 本新聞稿發佈於2011/07/01,由發布之企業承擔內容之立場與責任,與本站無關

多數的企業在專案管裡上所遭遇的問題,往往不見得是單一角度的問題,通常並不會是時程計劃不會安排,或是不知如何進行成本控管,大多數的企業問題大都發生在橫向的串聯上,如專案計劃啟動後,陸續展開的任務,團隊要如何有效溝通與執行?透過不斷的開會或是電話及email不斷的聯繫,這是否為目前你所面臨的生活?

 
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一直以來業界專案管理的活動一直都存在於各行各業中,也因實際的需求不同,伴隨出各種不同型態的專案管理行為,大多數專案規模不大或未接觸專業方法的團隊,自然以既有的管理知識來推動,若遭遇的問題也大都可用既有的技能來解決,自然不會須要找尋新的方法,狀況就如同一個人的健康,如果小病可能到西藥房拿個藥吃,撐幾天就好了,也不會考慮去診所或醫院看診,若病情時好時壞,通常病痛惡化到一定的程度,夠痛或損失夠大才會就醫。
多數的企業在專案管裡上所遭遇的問題,往往不見得是單一角度的問題,通常並不會是時程計劃不會安排,或是不知如何進行成本控管,大多數的企業問題大都發生在橫向的串聯上,如專案計劃啟動後,陸續展開的任務,團隊要如何有效溝通與執行?透過不斷的開會或是電話及email不斷的聯繫,這是否為目前你所面臨的生活?與專案共舞,是否一直以來都是感覺很累且壓力很大?當專案範疇改變,造成不能控制的局面,並造成嚴重的時程延遲與損失?這些問題是否不斷的在工作上重複上演,到底這些問題的真因(root cause)為何?該如何才能徹底解決?
要解決上面所談到的問題,就要先找到真因,再對症下藥,就個人多年實際輔導大小型企業解決專案管理上問題的研究,發現三個主要的問題:
(1)企業主管大都認同專案管理的重要性,但遇到專案混亂延遲的現象,常以一時的問題忍耐處理為原則,心想未來應該不會常發生,但事實上確經常重複發生。
(2)對於專案內容變更,所造成的連動影響,停留在以經驗判斷的管理原則進行決策,並未有完善的管理程序,對於多個專案的橫向影響,更是手足無措。
(3)企業面臨專案管理問題時,流於小病西藥房拿藥的思維,派幾個人員代表去上課,再找一些免費的軟體進行專案時程的排程等,期望如此就能改善問題。
對於上述的問題,在管理者決策的過程中,由較經濟的解決方法切入,是可理解也值得嘗試的,若問題能得到改善,應進一步觀察是否為暫時的現象,就像感冒若一直吃自己到藥房買的成藥,而症狀時好時壞,這可能不是單純的感冒,應該查清楚問題之所在,往往有醫生專業的診斷後,對症下藥,藥到病除,一樣的道理,在專案管理的問題上,不論是找名醫也好,或是有經驗的專家也好,重點在結果是否有效解決問題,關鍵往往在問題的真正原因未能掌握,亂下藥的結果,也如錯誤的政策,可能造成更大的問題與損失。
在解決的方向上,方法很重要是毫無疑問的,但正確的使用也很重要,一樣的感冒,小孩與大人所需的藥量與內容都會有所不同,工具與方法的選擇與組合也很多,多數的培訓流於證照考試導向,對於工具的正確使用著墨不深,這也是很多受訓甚至已考上PMP證照者,仍未具有實際的實作技能,目前業界的成功經驗,有幾個重點供大家參考:
(1) 建立專案辦公室(PMO)持續推動與維護專案管理制度與執行,可由各單位遴選專家組成,以1~2年一任的方式組成委員會的型態來進行,當需求明確後再朝正式人員編制來調整。
(2) 由PMO主導,找到適切的工具組合(KJ法/系統圖/要徑法/簽核系統..等)來進行專案管理工具與技術的組合應用與驗證,工具間有一定的相容性,並非所有工具可隨意組合使用,也如同醫師開藥,配方是研究驗證過的,非隨意組成的。
(3) 透過完整的專案管理資訊系統(PMIS)整合適切的工具組合為一套的可行流程,透過系統的串聯與流程引導,使原本跨單位間作業鬆散的情形,經由系統有效的傳遞與呈現各個角色所需的資訊,其中管理者也能得到有效即時的管理資訊,使紀律的要求得以實施。
專案管理所面對的問題並非新的管理問題,這些問題也都存在已被驗證的實務解決方案,若能朝這三個方向來思考,按部就班解決,這並非不治之症,但也算管理上疑難雜症之一,若能朝對的程序來找出問題並正確治療,將會是解決問題最有效的方向,上述三帖藥方稱為『工法合體,神乎其績』,『工』指工具,『法』乃方法,『績』為績效,最後將此藥方分享給大家,期望各位能早日找到適合自己的工具與方法組合,進而使專案績效能『神乎其績』。

註: 『工法合體,神乎其績』也訂為福爾摩沙專案管理協會首屆年會的活動主題。

作者 福爾摩沙專案管理協會理事長 郭仲倫
福爾摩沙專案管理協會 (FPMA)
Formosa Project Management Association
http://www.fpma.org.tw
TEL: 02-2362-1882 | FAX: 02-2362-1389
E-mail:secretary@fpma.org.tw

- 新聞稿有效日期,至2011/07/31為止


聯絡人 :MKT
聯絡電話:02-2362-1882
電子郵件:secretary@fpma.org.tw

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