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產業動態 上班族舉止合宜 辦公室禮儀為您加分
中華人事主管協會 本新聞稿發佈於2011/07/13,由發布之企業承擔內容之立場與責任,與本站無關

廠商的課長來拜訪總經理,您倒了兩杯茶進去,請問要先端給來訪的課長還是自己公司的總經理?答案是課長,這是辦公室禮儀的規範;但是,如果總經理因此而不悅,那不是很冤嗎?中華人事主管協會執行長 林由敏指出,禮儀制定的目的,就在使「位高者不致躊躇,位低者不受冷落」。所以熟習辦公室禮儀絕對是現代人在職場必備的知識,做得好顯得落落大方有自信,不清楚辦公室禮儀者則感覺進退失據,影響專業形象。

 
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中華人事主管協會專業秘書暨行政管理師認證班資深講師 游美未提到,首先請牢記一個最高指導原則:不以男女和年齡長幼為尊卑,而以職位和訪客為尊。簡單說,在辦公室的場合,不是Lady First,而是誰的官大誰就優先,而有訪客在時,則以訪客優先。以下列舉幾項合宜的辦公室禮儀做法,供您參考:
一、握手
男女皆可主動伸出手來握手,但是看到極高階長官,不宜先伸手,可以鞠躬禮或微笑點頭代替;要領為將虎口張開用整個手掌而非用手指與對方虎口相合,穩穩、稍為用力的握住,需用眼神看對方(Eye Contact),而且不要急著把手甩開;除非你是長官,否則也不可以用另一手去包住對方的手掌,或拍對方的肩膀或頭。上班族女性在握手的做法上,多顯現羞怯缺乏自信,宜多練習。

二、交換名片
前去接待訪客時,記得同時帶著自己的名片主動提出交換;由職位低者向職位高者遞出名片並作自我介紹;如果有一方已經準備好名片拿在手上時,另一方應停止找名片的動作,先接收名片再遞出自己的名片;遞名片宜以雙手遞出,名片之正面要朝向對方。接收名片後,如果需在名片上紀錄時間地點等資料,亦需等對方離去,不能當著對方的面在其名片上做紀錄。

三、居間介紹
正確的做法是將自己人介紹給訪客,將位低者介紹給位高者,例如:「xx課長,這是我們總經理」,而非「總經理,這位是xx課長」;或「xx專員,這位是我們部門的xx經理」,而非「xx經理,這位是新來的xx專員」。

四、接待訪客
行進時,以「前為尊、右為尊」為原則,因此引導者宜站在訪客左後小半步,輔以手勢引導;上樓時訪客在前,下樓則由引導人走在前方保護。進出電梯,由訪客先進先出,引導人務必以手協助按住電梯門,當訪客人數眾多時,則改由引導人先行進入電梯,以便操作欲前往樓層和電梯門,出電梯仍以訪客先出。送訪客離去時,若送至電梯間,應等電梯門完全關起後,才轉身返回辦公室;送訪客搭車時,則需等車輛離開彼此之視線,送行者才能轉身離開。

以上幾項常見的辦公室禮儀,現代上班族不可不知。游美未提到,若是您在職場擔任秘書或期待成為秘書,「禮儀」更是您生活的一部份,進退得宜,禮儀會為自己的氣質加分,是提昇自我形象的第一步!除了專業禮儀形象之外,您知道如何成為新世代人氣秘書嗎?如何擺脫傳統行政人員的落伍思維及印象?如何運用各種工具.專業技巧展現工作效率?中華人事主管協會「專業秘書暨行政管理師認證班」,特邀具有多年秘書實務經驗的名師群,從內在專業面、效率面及溝通面到外在的形象打造,讓您一次獲得多位大師的祕笈精華,不但提升祕書的關鍵職能,包括檔案管理、時間管理、人際溝通、電話禮儀、商業文書製作等並同時成功塑造企業與個人公關!本認證課程將於7/23高雄、8/6桃園、8/13台中、8/14台北開課,想成為上司眼中無可取代的得力助手的您千萬不要錯過。

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- 新聞稿有效日期,至2011/08/13為止


聯絡人 :謝武雄
聯絡電話:02-5581-8080
電子郵件:alvin521@cpea.org.tw

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