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產業動態 【資策會】專案結案重要關鍵因素-合約制定與履約管理!
資策會 本新聞稿發佈於2007/04/22,由發布之企業承擔內容之立場與責任,與本站無關

專案合約的訂定已成為企業不可或缺的管理策略及影響專案結案重要關鍵因素。合約管理是專案經理的責任,其中必須說明專案中包括必要的職責、角色、目標和控制方法,並訂定產出物的需求項目、交期、延期交貨罰責、取消合約修款等,以確保雙方權益與履行義務,減少專案不被控制的損失發生。

 
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專案委外(或外包)已經是企業降低成本,專注核心競爭力的最佳策略。然而,專案委外的採購作業時常不如預期,品質不佳與時程延遲,經常是企業專案委外採購時的最大隱憂。

專案委外的成功關鍵有二:風險導向的合約規劃為先天條件,嚴謹確實的履約管理為後天條件。大多數委外專案採購合約都是過於制式,且漏洞百出,完全無法約束供應商的品質。而大多數企業的履約管理,則過於被動接收委外供應商的績效回報,缺乏主動的確認/驗證程序,以致被供應商蒙蔽,導致發現時程大幅落後時,已是積重難返。資策會「專案合約與履約管理實戰班」提供一系列專案合約及履約管理的標準作業流程,並應用檢核表等工具,協助學員建立風險導向的合約,並具備確認/驗證的履約管理能力,以降低專案風險,減少專案不被控制的損失發生。

一、採購規劃階段:進行需求規劃與邀商規劃。一開始徵求廠商意見(RFI),以使需求明確化;當需求明確時,則徵求廠商建議書(RFP);在招標之前,則徵求廠商報價(RFQ),以作為招標底價及比價的參考。這樣便能降低需求不明確及預算不精確的專案風險。

二、合約設計階段:經過法務逐文逐字地審查曠日廢時。因此有必要將合約區分為不可改變的主約,及可隨專案調整的副約,以提高需求變更時合約修訂的彈性。

三、履約管理:而專案的履約,必須要有一套嚴謹的確認/驗證審查流程,才能在專案期間,確保專案產出物的品質及時程符合合約的規範。並適時啟動合約中的罰責及罰款,督促合約供應商限期改善。最後,專案的驗收不能單靠最後的驗收程序,必須建立一套需求追溯流程,在專案一開始,便持續追蹤每個里程碑的產出,是否符合所需,以免在合約晚期,才發現專案產出物與原本的認知有所落差,而造成專案被迫延遲或重做。正式的驗收,則基於確認/驗證審查流程的各項檢查報告及需求追溯流程的審查報告結果,根據專案驗收清單執行驗收流程。最後完成驗收,合約終結,執行合約中的專案移轉條款,進行專案移交流程。


「專案合約與履約管理實戰班」自5月26日起開辦,時數計18小時,週六日白天,5月18日前報名享有優惠。

詳細課程訊息及報名網址http://www.iiiedu.org.tw/ites/PContract.htm
或電(02)2708-9215分機8247秦小姐。

- 新聞稿有效日期,至2007/05/23為止


聯絡人 :秦小姐
聯絡電話:(02)2708-9215轉8247
電子郵件:melodych@iii.org.tw

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