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數位管理 企業E化,從個人E化開始
圖文/數位之牆 本文發表於2001/04/22 - 被閱讀 43422 次 被轉寄 52 次

數位時代的經營者本身E化的速度是很緩慢的,看看這些人到底有誰 開始使用數位化的工具來管理自己,就可以知道了。要這些人去想像 E化所能帶來的好處是很困難的,因為這些高階的經營者往往無法管 理自己,通常都交由他們的秘書或者助理來管他們。

 
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許多人在談企業E化,但卻很少人在談個人E化。一個經營者如果自 己本身沒有E化,是很難體會所謂的E化到底帶來什麼好處,以及E 化該如何進行。

什麼是個人的E化?這裡指的不是坊間的教育訓練機構,或者是各種 提供E化解決方案的公司所說的,那種模糊不清的所謂的E化思考, 而是從最實際的數位化工具的運用開始著手。

以往一個工作者在日常的工作當中,最需要的是電腦的使用技能,所 以學習的重心往往在於軟體的操作。像現在的工作者會使用word或者 是 Excel等辦公室軟體的比例應該相當高。等到網路時代興起,工作 者又被要求要會使用網路,懂得使用網路找資料,會使用電子郵件等 等。

除了日常的文書處理工作外,最常必須處理的事情其實是行程管理以 及名片管理。而這些東西,現代的工作者仍然大部分以傳統的工具來 進行,例如大本的萬用記事簿,名片匣等等。似乎顯得有些跟不上時 代的腳步。

以筆者為例來舉一個個人徹底E化的例子。帶著一台 PDA在身上至少 幫筆者節省掉其他四種工具:計算機,記事簿,電子字典,紙本的行 事曆。我的公事包變輕了,機動性變強了。

開會的時候,筆者以個人隨身的 PDA紀錄會議的結論,並且以紅外線 的功能即時分享給共同參與會議的人-如果他們也有 PDA的話-回到 座位上的時候將會議記錄傳輸到電腦中,直接匯入電子郵件發給上司 。當然,我也可能會把同一份紀錄作成簡報檔案,以便下次對客戶提 案時使用。

以上的過程讓我節省了大量的紙張以及時間。至於名片管理的部分則 更加神奇。筆者將所有的名片全部數位化進入微軟的 Outlook軟體當 中,並且將這些資料同時複製一份到PDA上面。

將個人資料數位化只是一個開始而已,重要的是運用的方法。適當的 將數位化以後的名片資料分類,可以很快的找到想要的資源。一個業 務員某天拜訪某客戶,結果發現該客戶不在。於是很快的用 PDA找出 附近的其他客戶資料,反正已經跑一趟了,就順便過去拜訪其他客戶 。

一個工作者很重要的是個人後援體系,也就是說,一旦遇到問題的時 候,你總是可以找到相關的人幫忙。人腦的記憶有限,而將名片資料 數位化之後,不但儲存量大,而且可以依照各種條件很快找出所需的 資料來。以上面的例子來說,就是以地址為條件來查客戶資料,而這 個工作以往你可能要憑記憶力,否則就是翻遍整本客戶資料。

對於個人名片的有效管理,除了自己可以跟名單上的人保持好關係之 外(對方生日時 PDA主動提醒),很多意外的合作案也會隨之發生, 例如你可以很快的幫助A找到B來幫忙,於是你變成很重要的人,因為 這群人會經常倚賴你居中連結。

數位時代的經營者本身E化的速度是很緩慢的,看看這些人到底有誰 開始使用數位化的工具來管理自己,就可以知道了。要這些人去想像 E化所能帶來的好處是很困難的,因為這些高階的經營者往往無法管 理自己,通常都交由他們的秘書或者助理來管他們。

企業的E化從組織的E化以及相關系統技術的引進開始,而個人的E 化則是從生活的E化以及個人數位工具的引進開始。這些工具現在都 不貴,而且充斥我們的生活中,只要把它們(電腦,大哥大, PDA, 網際網路)互相串聯,並把生活上的資料數位化到這些工具上,就可 能發揮出驚人的效果。

在外面的人大談企業E化之際,數位經營者何不先從自身的E化開始 做起呢? (文:黃紹麟

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