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個人.家庭.數位化 - 數位之牆



總編筆記 個人工作者也需要 CRM系統
圖文/數位之牆 本文發表於2003/11/23 - 被閱讀 48170 次 被轉寄 386 次

「保持聯絡!」但是,你怎麼保持?

 
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想像下列情境:你的老闆突然要你研究一下汽車產業,以便對於下星 期的商務拜訪進行沙盤推演。問題是你對汽車業並不熟悉,而從網路 上能找到的資料卻通常非常浮面,這時候你該怎麼做?

如果能有個熟悉汽車產業的人可以讓你諮詢,或許你能夠在很短時間 內解決疑惑,掌握最關鍵的精隨。翻開大本的名片簿,裡面躺了將近 三百張名片。滿頭大汗的尋找,卻找不出任何跟汽車產業有關的人。

這樣的場景每天在辦公室裡頭上演著。大部分工作者,在工作了幾年 以後一定會累積大量的名片。這些名片透過各種場合收集到:商務拜 訪,研討會,記者會等等。

傳統上,整理這些名片的方法,不外乎是用名片簿收集起來。幾年下 來,這些名片累積到兩三百張是很正常的,超過兩三百張,管理起來 就很不容易,而且查詢困難。

問題的重點正在於分類的方式。名片的分類方式有的人用姓氏筆劃分 類,有人用行業類別分類。不論哪一種方式,都各自有優缺點。但只 要是使用傳統的名片簿,就不可能以多重方式對名片進行分類。

結果就是這些名片等於是死的人脈。因為查詢與檢索不容易,所以當 真正要使用的時候往往幫不上忙。加上名片上難以附加各式紀錄,搞 不好某人的親戚正身處汽車產業,卻因為時間久遠而忘了有這回事。

此時,你需要將這些名片資料數位化。很難想像的是,你的人脈會因 此而活過來,而不再只是躺在名片簿裡的一張紙。

舉例來說,當你真的想起名片本中某人的親戚是汽車產業的人,但是 這個某人你其實已經很久沒有聯絡,根本也不熟,其實很不好意思請 人家幫這個忙。或許因為很久沒連絡,打電話過去根本就已經離職。

而名片數位化的好處,最重要的在於留下對方電子郵件帳號。筆者經 常會根據對方的產業別寄送一些產業訊息,等於在平日就保持一定程 度的接觸,不需要沒事就打上三百通電話去跟每個人保持接觸。

一旦寄出去的信件被退回,往往表示對方可能離職,此時可以在第一 時間與對方馬上聯繫(公司電話或者行動電話),除了表示祝福之外 ,還可以取得對方最新的聯絡方式,真正做到「保持聯繫」。

名片數位化的最大好處,就是可以以多重的方式分類,因此可以用多 重方式尋找資料。可以用姓氏尋找一個人,可以用產業找,也可以用 工作內容找。甚至可自行定義類別,例如死黨,有點熟,不太熟等。

名片數位化,會讓你變成人脈中心。朋友打電話來問,有沒有認識科 技線的記者,馬上可以給出幾個名單。或者有沒有認識跑歐洲的業務 人員,馬上可以給出幾個名單。沒多久大家就認為你交遊廣闊。

問題是名片該怎麼數位化呀?其實現在每個人的電腦裡面幾乎都有微 軟的Outlook 軟體,本身就已經提供了良好的名片管理功能。但是只 要想到必須一筆一筆把名片打字輸入,就幾乎會瘋掉。

還好目前市面上已經出現了名片掃描器之類的工具,小小一台掃描器 專門掃描名片,掃描完成後會自動辨識名片上的文字,轉換成數位檔 案。辨識率無法達到100%,還是需要手動校正,但已經很節省時間。

筆者自從名片數位化以來,頓時感覺人脈管理的效率增加不少。特別 是在工作繁忙的時候,還能跟幾乎每個人保持一定程度的接觸。唯一 的困擾是,在接觸的過程中有著工具無法統一的問題。

名片掃描完成後儲存在專用的軟體中,該軟體無法發送電子郵件,必 須呼叫Outlook 出來發信。有些比較熟的朋友會用 MSN或者 ICQ之類 的通訊軟體聯絡,但是所有的接觸紀錄卻又與Outlook 無法關聯。

特別是當筆者想要針對某個人,去查詢跟這個人的所有接觸紀錄時, 例如寫過哪些信給他,跟他在 MSN上面聊過什麼話之類的,無法以單 一軟體來完成查詢,換言之這些接觸紀錄散落在各處,十分凌亂。

以上的情境已經把個人的名片管理問題,提升到數位化人脈管理的層 次了。人的記憶力有限,你無法記得三百個人你曾經跟他說過什麼話 。但是有時候解決問題的關鍵,就在那些對話紀錄中。

例如如果我們能夠對通話紀錄來搜尋「汽車」兩字,你可能會赫然查 出,原來曾經跟某人通訊時,他曾提過他的親戚在某汽車公司工作。 你從而解決了老闆交付的難題。

截至目前為止,筆者尚沒有看到一個好的解決方案能符合這樣的需求 。往往必須在電子郵件信箱中, MSN的通訊紀錄中翻箱倒櫃的尋找資 料。雖然這已經比翻名片簿不知道好了幾千倍,卻總覺得還是不夠。

名片掃描,名片管理,發送郵件,傳送訊息,接觸紀錄的管理。這是 個人的小型 CRM系統,如果能開發出來的話絕對有其商機。不知道有 沒有軟體公司已經看到這個商機了? (文:【換日線資本】合夥人黃紹麟 敬請關注 新浪微博 WeChat微信公眾號digitalwallcom)

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